Procesregie

Onze samenleving bevindt zich op een kantelpunt, waarin vele veranderingen niet meer zijn terug te draaien. Organisaties, teams in de publieke en private sector komen voor steeds complexere vraagstukken te staan. Meerdere partijen zijn daarbij betrokken met tegenstrijdige belangen, eigen behoeften, angst om het voortbestaan, soms met een gemis aan urgentie of een grote kloof  tussen de professionele aanpak versus oplossingen van burgers en het dilemma van economische winst en korte termijn denken versus menselijke maat en duurzaamheid.

Er is veel onrust, radicale veranderingen in vele sectoren zorgen voor een voortdurende stroom van nieuwe vraagstukken. Bestaande structuren, spelregels, spelers staan onder druk om zich aan te passen aan de nieuwe werkelijkheid in structuur ( van centraal naar decentraal), cultuur ( van exploiteren naar coöpereren en werkwijze ( van regisseren naar faciliteren). Veel is al in beweging, creatieve jongeren die eigen oplossingen vinden voor een verstarde wereld, innovatieve oplossingen op het gebied van energie, zorg en bouw, en burgers die zelf het voortouw nemen en ‘prosument’ zijn in hun eigen omgeving.

 Procesregie is een middel om veranderingsprocessen richting te geven, te sturen, te regisseren én het proces om een complex vraagstuk tot een goed einde te brengen. Bureau Venneman wordt steeds vaker gevraagd om de rol van procesregisseur in te nemen.

Dat kan zijn bij vraagstukken waar  partijen met elkaar moeten samenwerken om tot toekomstbestendige oplossingen te komen of een groep professionals die in de praktijk samenwerken rondom complexe situaties in een wijk. Kern van de aanpak: Taakverbonden aan de slag, in samenhang denken en samenhangend werken. Bureau Ben Venneman omschrijft procesregie als een bijzondere vorm van sturen die gericht is op het gebruikmaken van alle hulpbronnen van samenwerkende partijen, het afstemmen van hun doelen en handelingen tot een min of meer samenhangend geheel én resultaatgerichte besluitvorming.

Regie is tevens gericht op het tot stand brengen en onderhouden van relaties om te komen tot een optimale taakverbondenheid van de deelnemende partijen. De procesregisseur heeft een voortrekkersrol bij het richten en inrichten van het samenwerkingsproces, het ontwikkelen van taakverbondenheid,  het resultaatgericht en planmatig te sturen. Hierbij gebruikt de procesregisseur het 5 S-en regiemodel:

  • Stimuleren: de procesregisseur neemt het initiatief om de samenwerking op touw te zetten door taakverbondenheid te organiseren, een duidelijk omschreven opdracht, en een actieve houding richting de deelnemende partijen aan te nemen;
  • Situeren: de procesregisseur heeft kennis van de context waarin de vraagstukken en problemen zich voordoet. Hierbij is het belangrijk dat hij de sterke en zwakke punten van de context  kent en de mogelijkheden van de partners en het vraagstuk of probleem kan plaatsen in de lokale context en haar belangen en mogelijkheden;
  • Steun creëren: de procesregisseur organiseert taakverbondenheid door draagvlak onder de betrokken partijen te kweken, met elkaar tot een doel en werkwijze te komen en door formeel en informeel contact te hebben met de deelnemende partijen;
  • Structureren: de procesregisseur richt het procesontwerp in , schept voorwaarden die de taakverbondenheid vergroten door onderlinge relaties te onderhouden, een concrete en transparante werkwijze te etaleren en omgangsregels op te stellen;
  • Sturen: de procesregisseur geeft richting aan de uitvoering van het Plan van Aanpak en verduidelijkt de koers van het samenwerken in het overleg. Ook geeft hij prikkels om de samenwerking en deelname aan het veranderingsproces interessant, resultaatgericht en relevant te houden.